Qué es un Meeting Planner

y por qué deberías contratar uno

Cuando se refiere a la ejecución de cualquier tipo de evento empresarial, ya sea interno o externo, es necesario contar con una persona o empresa que se encargue de revisar todos los aspectos relacionados con la planeación, organización y ejecución de dicha actividad.

Para realizar este tipo de funciones es necesario contar con un Planeador de Eventos. Que, de forma simplificada, se puede definir como el profesional certificado en la organización de actividades que componen todo el proceso de un evento para lograr unos objetivos determinados.

Su función principal es controlar todos los aspectos relacionados con la organización y la ejecución de un evento de acuerdo con las necesidades y los objetivos de su cliente.

Características de un Meeting Planner

Una de las principales es su alto grado de organización. Son personas metódicas en la planeación y ejecución de actividades, expertas en estructurar cronogramas de trabajo y cumplirlos.

Tienen en su portafolio una variedad de proveedores (aliados estratégicos) para lograr eventos exitosos y que puedan desarrollarse para el logro de las metas y objetivos propuestos.

Funciones de un Meeting Planner

Un Organizador de Eventos es la persona/empresa que está presente durante todas las etapas de un evento y sus funciones están enfocadas en lograr los mejores resultados y el logro de los objetivos propuestos.

En la etapa de diseño:

  • Definir los objetivos del evento
  • Definir el público objetivo
  • Definir las necesidades corporativas para el evento
  • Definir las posibles necesidades del público
  • Definir el equipo de trabajo
  • Elaborar el presupuesto del evento

En la etapa de planeación:

  • Seleccionar el lugar y las fechas de realización
  • Definir el número de asistentes
  • Estructurar el programa del evento
  • Elaborar el plan de comunicación y mercadeo para el evento
  • Seleccionar los proveedores
  • Asignar roles y funciones para cada miembro del equipo de trabajo

En la etapa de producción:

  • Coordinar el montaje de equipos, escenografía y los materiales de apoyo.
  • Controlar el desarrollo del evento y garantizar su buen funcionamiento
  • Solucionar imprevistos que se presenten de forma oportuna y eficaz
  • Coordinar los equipos de trabajo durante el evento
  • Supervisar el desmonte de equipos técnicos y todo lo relacionado con la decoración, mobiliario y escenarios

En la etapa de análisis del evento:

  • Recopilar toda la información obtenida del evento
  • Evaluar los resultados obtenidos
  • Realizar lista de posibles mejoras para futuros eventos

Qué puede hacer por ti un Meeting Planner

Son muchas las cosas que puedes obtener de sus servicios, pero en resumen, listamos las más significativas.

Ahorro en costos

Un profesional tiene varios eventos en curso, lo cual le permite realizar negociaciones en volumen, a mejores costos.

Coordinar el equipo de trabajo

Un evento sería casi imposible sin un trabajo colaborativo.

Contarás con un organizador experto

Totalmente comprometido con el éxito de la actividad.

Un Meeting Planner aporta fortaleza y credibilidad a los proyectos. Logra clientes satisfechos y eventos exitosos.

Te facilitará todo

Estarás libre de las dificultades de la planeación y los problemas en la ejecución, tu única preocupación será verificar que todo resulte de acuerdo con el plan.

Te ahorrará tiempo

Una persona experta se encargará de todos los detalles, no necesitarás desviar el esfuerzo de tus colaboradores internos en tareas ajenas a sus responsabilidades.

Sintonía con las nuevas tendencias

Quieres que tu evento sea el mejor. Un Event Planner tiene el conocimiento sobre las nuevas propuestas y lo hará una experiencia inolvidable.

Cuidará de todos los aspectos de tu evento

Hasta el mínimo detalle para que todo resulte como se planeó.

Te conseguirá las mejores ubicaciones

Al ser un especialista y tener experiencia, tendrá un amplio portafolio con las mejores locaciones para cada ocasión.

Por qué contratar un Meeting Planner

Porque te facilitará la realización de tu evento, ahorrarás tiempo, dinero, tendrás la tranquilidad que estás en buenas manos y por todo lo mencionado sobre sus funciones, habilidades y cómo puede ayudarte.

Un Event Planner asegurará la eficiencia en la utilización de los recursos, se hará cargo de facilitar todas las actividades que se ejecutarán antes, durante y después del evento.

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