Los eventos son una herramienta para las empresas que les permite llegar a su audiencia, mostrando las bondades de un producto, una marca, de los servicios que se quieran promocionar o potenciar la comunicación interna.
Desde SPHERA, agencia de marketing con más de 25 años de experiencia, queremos que conozcas los pasos claves que debes tener en cuenta a la hora de organizar un evento para tu marca, empresa o producto.
En esta fase se hacen todos los preparativos previos al evento: la conceptualización, la creación de la imagen del evento, el desarrollo conceptual de las experiencias, la creación de un guión de evento, un minuto a minuto, la consecución de locaciones, y la creación del plan evento.
En la cual se desarrolla el plan de acción del evento; Se llevan a cabo las negociaciones y contrataciones de terceros, aliados o proveedores del evento, se hace la producción general de material POP, producción escenográfica, producción musical, visual y de contenidos (presentaciones), guiones, consecución de permisos; se define el personal y sus funciones dentro del evento y finalmente la infraestructura tecnológica necesaria.
Es cuando se analizan los resultados para saber si se han logrado los objetivos, si se ha cumplido el presupuesto y la rentabilidad esperada sobre la inversión, etc.
A continuación, revisemos en detalle los diferentes elementos que componen cada una de las fases mencionadas.
Es el esquema general en el cual detallamos una guía que nos ayude en la preparación de todo lo necesario y que no quede nada por fuera de nuestro plan de trabajo. Nada más complejo que tener que deshacer trabajo por la omisión de algún detalle en las etapas iniciales. Esto generará traumatismos y costos adicionales que afectarán la rentabilidad del evento y hará su realización más complicada en el mejor de los casos.
Los elementos que debe tener este programa son:
Objetivos del evento (deben ser medibles)
Por ejemplo: aumentar el número de clientes, de contactos interesados (leads), mejorar el clima laboral dentro de la empresa, promocionar una marca, etc.
Establecer los objetivos es fundamental, son la piedra angular de todos los eventos. Debe invertirse el tiempo necesario a esta tarea para que queden bien definidos.
A quién va dirigido (público objetivo)
Una vez definido el objetivo tenemos que ver cómo conseguir ese objetivo y con qué público lo podremos lograr.
Seleccionar el formato del evento
Cuando ya tenemos el objetivo y el público nos será más sencillo decidir el formato. Aquí pueden ser varios, como presenciales, virtuales o híbridos. Puedes consultar este material para conocer lo que debes tener en cuenta a la hora de elegir el formato para tus eventos.
Es uno de los puntos crítico por muchas razones, pero en general se debe tener en cuenta situaciones tales como: la disponibilidad del lugar, que no se planeen durante fiestas destacadas o fechas cercanas, eventos deportivos de importancia, etc. que puedan reducir la cantidad de asistentes al evento.
Generalmente los mejores días para los eventos son los miércoles o jueves. Aunque dependiendo del tipo de vento, por ejemplo, un festival, posiblemente sea mejor durante el fin de semana, dependiendo la duración y la época del mismo.
Todos los eventos necesitan ser promovidos de alguna forma. Mediante invitaciones, por medio de las redes sociales, campañas de correo, una landing page dedicada, un hashtag, etc. Son especialmente efectivos los anuncios pagados en Facebook, Twitter, Instagram, Google, Linkedin, etc.
En la promoción debe tenerse cuidado con el medio elegido dependiendo del perfil de los asistentes. Por ejemplo, hay muchos profesionales que les gusta ser contactados directamente por whatsapp, sino podrían querer una invitación formal o un email.
Es importante también planear el tiempo de antelación con el cual se desea promocionar el evento. Con demasiada antelación puede generar olvido en los convocados y demasiado cerca del evento generará problemas de agenda para los asistentes. De cualquier forma, es recomendable hacer un programa de comunicación y contenidos, evitar enviar una y otra vez lo mismo. Lo mejor es construir una estrategia coherente de comunicación.
Es de vital importancia que los asistentes cuenten con toda la información detallada del evento como:
Debe contemplar todos los gastos e ingresos durante todas las fases del evento como gastos de proveedores, alquiler de espacios, equipos, mobiliario, decoración, gastos de personal de producción, montaje, promoción o publicidad, alimentos y bebidas a ofrecer, transportes y no olvides la partida de imprevistos, siempre los hay.
En cuanto a los ingresos, si los hubiera, de patrocinadores, venta de entradas o kits de materiales, alquileres de stands en caso de ferias, de colaboraciones o de publicidad de terceros durante el evento, entre otros.
Es importante conocer la diferencia entre realizar un evento y crear una experiencia. Las audiencias han evolucionado, se han vuelto más sofisticadas y selectivas y es por eso que un evento plano del tipo tradicional pierde su efectividad. Es por eso que debes enfocarte más en lo creativo para crear una experiencia con la que consigas generar un gran impacto a los asistentes. Esta creatividad debe abarcar el evento como tal, la forma de comunicar, la promoción, los diseños, etc. se debe innovar y sorprender al público de diversas formas en todos los momentos posibles del evento.
La coordinación del personal que interviene en el evento es fundamental para que todo funcione correctamente. Por ello es imprescindible que todos tengan sus roles y tareas asignadas de forma clara y precisa.
No se puede descuidar este tema, existen muchos requerimientos legales para los eventos y es bueno contar con el respaldo de tu área legal y tener recursos de apoyo para cumplir con las diferentes regulaciones y normatividades que puedan aplicar de acuerdo con el tipo de evento.
Existen muchas soluciones para facilitar la logística de tu evento, desde inscripciones, pagos, repositorios de información y contenidos, etc. Si existe alguna aplicación o servicio que te ayude con la logística o promoción para tu evento la sugerencia es utilizarla, te hará la vida más simple.
Planear, coordinar y poner en escena un evento exitoso no es cuestión de suerte, requiere una gran cantidad de trabajo. Por esto la preproducción es tan importante, es el 90% del éxito del evento.
Los ensayos son vitales, con ellos podemos detectar fallas o problemas que no deberían presentarse durante la ejecución. Se recomienda hacerlos el día antes y unas horas antes de iniciar. Realizar reuniones con el equipo de trabajo afinar los últimos detalles antes de que empiecen a llegar los asistentes.
Debes estar preparado para los imprevistos, generalmente ocurren, en este aspecto juega un papel vital el contar con esquemas y procedimientos de contingencia y planes alternativos para solucionar situaciones inesperadas.
Durante el evento debes estar atento a que todo se desarrolle de acuerdo con el plan previsto, si ves algo fuera de curso que está afectando a la buena marcha del evento, debes tomar acciones para corregirlo.
Es importante también hacer seguimiento durante el evento buscando retroalimentación preguntando cosas como ¿Qué tal te está pareciendo el evento?
Utiliza las redes sociales para publicación de avances y notas en tiempo real, promueve tu hashtag y monitorízalo e interactúa en la medida de lo posible. Publica contenido, fotos, frases importantes que se mencionaron durante el evento.
Si realizaste algún concurso, anuncia a los ganadores en la red social.
Es importante enviar comunicaciones agradeciendo a los asistentes por su participación en tu evento y aprovecha para pedirles sus comentarios o llenar una breve encuesta.
Con toda la información recopilada antes, durante y después del evento, es el momento de analizarla y cuantificar el cumplimiento de los objetivos planteados.
Como ves, la organización de un evento implica un gran trabajo y lo mejor es contar con un aliado con toda la experiencia para poner en marcha la creación de experiencias. Dentro de los objetivos de SPHERA está proporcionar soluciones para facilitar la comunicación, transmitir ideas y divulgar aspectos importantes en las empresas a través de eventos y experiencias.
Planear, diseñar y ejecutar un evento, independiente de su formato, requiere un grado de conocimiento que solo un aliado especializado, con la experiencia y respaldo que aseguren el éxito de la planeación y puesta en marcha de cualquier evento para tu organización, puede entregar.
Conoce a SPHERA, nuestra trayectoria y servicios. Somos expertos en la planeación y organización de eventos, meetings y convenciones. Nuestro equipo especializado y profesional te brindará todo el apoyo y asesoría para hacer eventos exitosos.. Contáctanos para mayor información.
