El avance en los medios digitales y virtuales, así como su alcance, permiten a los organizadores de eventos planear, diseñar y ejecutar reuniones, convenciones y meetings de forma virtual. Formato que permite tener un control del evento no solo durante su celebración, sino también antes y después del mismo.
Pero a la hora de realizar un evento de esta naturaleza se deben tener en cuenta muchos factores para lograr llevarlo a cabo de forma exitosa.
Desde SPHERA, agencia de marketing con más de 25 años de experiencia, queremos presentarte una serie de requisitos que deben tenerse en cuenta para realizar eventos exitosos en formato virtual.
Si bien esta recomendación aplica para todo tipo de eventos, las metodologías de comunicación que son efectivas en eventos presenciales, no necesariamente lo serán en formatos virtuales.
Para esto, el trabajo en equipo es la clave para definir objetivos, diseñar y planear la ejecución del evento. Esto permitirá entregar una experiencia detallada e interactiva, con contenidos relevantes y que genere el engagement de la audiencia.
Este punto se logra teniendo en cuenta algunos aspectos tales como:
El tiempo que puede dedicar el público a cada evento
Si es el tipo de segmento que se adapta mejor a las herramientas digitales
Cuál o cuáles dispositivos suelen utilizar para conectarse
Cuáles son sus intereses
Se requiere interacción o pueden trabajar individualmente
Este diagnóstico inicial te permitirá determinar la dinámica del evento determinar la forma de realizarlo, en vivo o con recursos en línea para ser utilizados según disponibilidad de tiempos de los participantes, con momentos de participación en línea.
Las herramientas para reuniones en línea (Skype, Microsoft Teams, Goggle Meets, etc) pueden ser utilizadas para reuniones o seminarios sencillos, pero eventos más complejos que sean innovadores, requerirán de mejores tecnologías e integraciones que ofrezcan múltiples funcionalidades como chats en línea, registro y monitoreo de los participantes, videollamadas, etc., que son valiosas a la hora de realizar talleres participativos, entrenamientos y actividades en que se requiera formar grupos con los participantes.
En cualquier caso, la tecnología o plataforma a utilizar debe permitir integrar recursos audiovisuales e interactivos que faciliten la ejecución del evento y su consecuente éxito.
Teniendo en cuenta el público objetivo, los canales adecuados para llegarles de forma efectiva, el formato que mejor se adapte para enviar el mensaje y monitorear los resultados, apoyándose en las herramientas y estrategias del marketing digital, el e-mail marketing y promoción en redes sociales
La interacción entre participantes y organizadores es fundamental para poder analizar los resultados. Encuestas, debates o sugerencias y dudas son algunas de las opciones que te permitirán conocer el alcance del evento. Además de tener en cuenta los datos que obtengas para eventos futuros, también aumentarás el interés de los participantes, ya que se sentirán parte del evento.
Cuando los participantes estén confirmados, es necesario brindar toda la información con todas las instrucciones sobre la plataforma en la que se llevará a cabo el evento, claves de ingreso, contactos de apoyo y otros requerimientos técnicos para una buena experiencia de usuario.
Así mismo, poner a disposición de los asistentes un repositorio donde puedan consultar o descargar toda la documentación que necesitan conocer sobre el evento con anticipación, la agenda del programa, presentadores y otros materiales o contenidos de importancia.
Una vez finalizado el evento se deben analizar los datos y los resultados para poder tenerlos en cuenta en el futuro. Es importante conocer el porcentaje de asistentes al evento con respecto a las inscripciones iniciales; el interés que han mostrado por los diferentes servicios o productos anunciados; o las maneras en que los asistentes han interactuado, tanto a través del evento como a través de las redes sociales de la empresa.
Lo que permite medir el cumplimiento de los objetivos, el grado de satisfacción y la efectividad del evento. Una buena práctica es enviar a todos los participantes una breve encuesta donde se evalúe su percepción del encuentro y mensajes de agradecimiento por participar poniendo a su disposición los materiales de apoyo utilizados, grabaciones de video o audio y cualquier otra información útil.
El éxito del evento no solo está en su ejecución, sino también en el seguimiento posterior y permanente de los resultados. La rentabilidad del evento está en que los participantes se acerquen a tu marca o negocio y se conviertan en tus clientes o socios de negocio en el futuro y en aliados que promuevan tu marca o productos.
En conclusión, no hay ninguna duda de que los eventos virtuales están aquí para quedarse, son la nueva tendencia. Ofrecen una gran cantidad de oportunidades tanto para las empresas como para los asistentes. La comodidad, la eliminación de límites geográficos y la reducción de costos de realización son algunas de sus ventajas junto con el de la seguridad que ofrecen en tiempos de pandemia.
Crear un evento virtual exitoso puede ser todo un reto y uno de los objetivos de a SPHERA es proporcionar soluciones para hacer frente a los nuevos retos tecnológicos que surgen día a día en las empresas.
Contar con un aliado con toda la experiencia para poner en marcha tus eventos es fundamental, requieren de planeación, diseño, divulgación y ejecución. Dentro de los objetivos de SPHERA están proporcionar soluciones para facilitar la comunicación, transmitir ideas y divulgar aspectos importantes en las empresas a través de eventos y experiencias.
Planear, diseñar y ejecutar un evento requiere un grado de conocimiento que solo un aliado especializado, con la experiencia y respaldo que aseguren el éxito de la planeación y puesta en marcha de cualquier evento para tu organización, puede entregar.
Conoce a SPHERA, su trayectoria y servicios. Somos expertos en la creación (ideación del proyecto), desarrollo (construcción del evento) y producción (puesta en escena, ensayos y aseguramiento), siendo Meetings Planners y Experience Designers, para que todo salga como el cliente lo imagina. Nuestro equipo especializado y profesional te brindará todo el apoyo y asesoría para hacer eventos exitosos. Contáctanos para mayor información.
