Planear, diseñar y ejecutar cualquier evento requiere un grado de conocimiento que solo una agencia especializada, con experiencia y respaldo, tiene. Estas condiciones son fundamentales para asegurar el éxito de la actividad y cumplir los objetivos trazados por la organización.
Pero para poder entender el alcance de esta pregunta, es importante conocer algunas definiciones básicas que presentamos a continuación.
Es una empresa que se encarga de todo el proceso para la realización de un evento. Desde el diseño y planificación hasta la producción de todo tipo de reuniones empresariales como congresos, convenciones, meetings, activaciones de marca y cumbres, entre otros.
El tipo de reuniones puede variar en su formato que incluye presenciales, virtuales e híbridos, que son una combinación de los dos primeros.
Entre muchas otras cosas debe encargarse de la selección del espacio en el que se desarrollará el acto, establecer las fechas, tramitar permisos y autorizaciones, coordinar las actividades, los aspectos logísticos y el análisis de resultados.
Contrario a lo que se puede pensar, organizar un evento es una tarea compleja, que involucra una gran cantidad de trabajo y el control de cada detalle, hasta los más pequeños.
Es por esto que contar con una agencia especializada en eventos es una decisión inteligente, dejar en manos de profesionales este tipo de actividades garantizará el uso racional de recursos y la obtención de mejores resultados de acuerdo con los objetivos trazados para cualquier tipo de evento.
No solo tendrás un aliado estratégico, sino que facilitará el trabajo, te ahorrará costos, generando experiencias de valor y garantizando que todo salga según lo planeado.
Es importante, entonces, conocer que debe tener una agencia de eventos y los servicios que debe proporcionar para que puedas contratarla sin preocupaciones.
Es crucial que la empresa sea especialista en el tipo de evento que vas a realizar. Que cuente con todos los servicios requeridos y pueda cumplir tus expectativas. Debe ser una empresa sólida y responsable con la trayectoria y experiencia que te ermita tener la tranquilidad sobre la asignación de costos y cumplimiento de presupuestos.
Debe contar con toda la infraestructura que requiere tu evento, desde los equipos audiovisuales, la iluminación, el mobiliario, la decoración y el personal capacitado para atender todo lo que se necesita, entre otras.
Contar con una base de proveedores y aliados de calidad, que le permita lograr los mejores precios en salones, alimentación, equipos especiales, etc. Lo que se traducirá en un ahorro importante en los costos de organización de un evento.
Como se ha mencionado anteriormente, la tarea de organizar eventos es ardua y el tema logístico es tal vez uno de los aspectos más complejos y cruciales a la hora de organizar reuniones, convenciones o cualquier otro formato de evento. Cualquier tipo de meeting presenta retos logísticos como transporte y alojamiento de asistentes, servicios de alimentación, montaje y desmontaje de equipos, zonas de almacenamiento de suministros, materiales de apoyo, etc.
La organización de eventos empresariales contempla un gran número de actividades y procesos, por lo tanto la empresa especializada debe contar con una estructura administrativa robusta, compuesta por personal altamente capacitado y con experiencia en la realización de estas tareas.
Como la función principal de la agencia es encargarse del diseño, planeación y ejecución de todo lo relacionado con el evento, lo que se debe esperar de ella es una administración y ejecución eficiente de todos los aspectos, tales como:
Aspecto de máxima importancia sobre todo en eventos virtuales e híbridos. La agencia debe garantizar que toda la infraestructura de comunicaciones funcione de forma adecuada.
Tanto de las instalaciones, equipos y las personas (colaboradores y asistentes)
Todo debe fluir dentro de los tiempos establecidos. Cualquier demora en la entrega de alimentos, transporte de pasajeros, entrega de materiales de apoyo, etc., puede generar contratiempos y entorpecer el adecuado desarrollo de todas las actividades. La falla en algún eslabón generará un efecto de cascada descuadrando toda la programación.
Para cualquier tipo de evento se requieren comidas, refrigerios, bebidas, etc., por lo que la calidad y cantidad de estos insumos es de gran importancia. Una mala calidad o cantidades que no satisfagan a los asistentes puede dejar una mala experiencia para ellos que perjudicará tu marca o producto.
Que los asistentes (participantes y conferencistas) tengan un espacio agradable y cómodo, con buenas condiciones técnicas que les permitan atender y concentrarse en la experiencia sin distracciones ni interrupciones. En este punto son importantes buenos asientos, sonido claro e iluminación adecuada entre otros.
La agencia debe encargarse de la promoción, divulgación y comunicación de tu evento, para lograr el mayor alcance posible y lograr llegar a la audiencia potencial de asistentes y participantes.
Los eventos deben ser sostenibles, amigables con el medio ambiente y por lo tanto la empresa de eventos debe contar con toda una serie de políticas y procedimientos para implementar prácticas ecológicas que cuiden a las comunidades y recursos naturales.
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