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LO QUE DEBE HACER ANTES DE REALIZAR UN EVENTO

¿Está seguro de lo que quiere lograr? Estos tips le servirán de guía antes de que se lance con un evento.

El propósito.

¿Sabe exactamente el porqué de su evento? Puede sonar raro, pero muchas personas piensan que hacerlo es algo fácil, pero se tiene que saber cual es el objetivo general, para poder saber su objetivo. La misión debe ser clara para usted, y así será clara para el planner. ¿Será entonces una celebración de aniversario de una empresa, el pase a una nueva instalación, un lanzamiento de nuevo producto, o tal vez un evento para recaudar fondos? Que los asistentes vayan depende de cuan seguro está de lo que se quiere lograr y el dinero con el que cuente para hacerlo.

Los invitados.

Se debe conocer de antemano el publico objetivo. Dependiendo del evento que se quiera realizar, considere cuidadosamente quien debería ser invitado. ¿Lo que quiere hacer es algo que personas de todas las edades disfrutarían? ¿Es apropiado para el segmento de gente al que usted quiere impresionar o vender algún producto o servicio? Sea claro con a quién quiere invitar y de seguro será más fácil para planners y productores hacer su trabajo.

Logística.

Está compuesta por cosas pequeñas pero, son tantas, que se escalan a grandes problemas si no se manejan de una manera adecuada. Desde que los invitados llegan al estacionamiento ya debe existir un orden. Igualmente, una señalización clara y entendible asegura que todos sabrán donde deben estar. Además, ¿Qué tipo de comida se servirá? Hay que pensar en cantidad de personas y presupuesto. Los alimentos traídos desde fuera, o de restaurantes puede salir costosa. Finalmente, debe haber suficiente. Es mejor que sobre a que falte.

Hay que involucrar a los asistentes en el evento.

Usted tiene sus invitados, comida, razón del evento, pero ¿ahora qué? ¿Cómo mantener a su gente comprometida? Dependiendo del objetivo de éste, usted tiene muchas opciones.

– El orador debe hacer que los participantes trabajen con él. El ser escuchados por la persona que esta exponiendo, hace que los asistentes sientan una conexión especial y se mantengan entretenidos.

– Una aplicación donde los asistentes puedan comentar, compartir multimedia y opinar en general, es una magnifica idea. Se van a sentir escuchados y valorados. Además, cuando finalice el evento, lo mejor es tener un “buzón de sugerencias virtual”, para saber en qué se debe mejorar. Aprender día a día para poder superarse en el mundo de los eventos es clave.

Recuerdos o Souvenirs

Proporcionar a sus asistentes con algún tipo de regalo es una buena manera de agradecerles por apoyarle en su evento. Dependiendo de su empresa u organización, usted puede ser capaz de regalar un producto existente que o buscar patrocinadores para regalos para no gastar fondos. El presupuesto puede ser un problema, pero recuerde que su imagen esta en riesgo. Un buen recuerdo material puede ser clave para el positivismo con que recuerden su producto o empresa.

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